Die Chance für XRechnung

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Im Zuge von COVID-19 haben wir erlebt, dass -im beruflichen wie privaten Kontext- vieles ohne Einbußen in digitale Bereiche verlagert werden kann. Ist das die große Chance für die flächendeckende Verwendung der elektronischen Rechnung?

Als am 27. November 2020 die E-Rechnungsverordnung (E-RECH-VO) final in Kraft getreten ist und die Bundesbehörden fortan nun per Gesetz verpflichtet waren, nur noch elektronische Rechnungen im Format XRechnung anzunehmen, war dies ein erster und gewichtiger Schritt für elektronische Rechnungsformate wie die XRechnung.
Lieferanten des Bundes waren gezwungen auf das Rechnungsformat XRechnung umzustellen, um die gesetzlich geforderten Parameter zu erfüllen. Bei der XRechnung handelt es sich ausschließlich um ein XML-Datenformat. Die XML Daten werden auf Empfängerseite (in dem Fall von Bundesbehörden) direkt über sogenannte Rechnungseingangsplattformen oder per E-Mail empfangen und in den ERP Systemen der Bundesbehörden automatisiert weiterverarbeitet. Die Verarbeitung umfasst den Datenabgleich, die Rechnungsprüfung, sowie die Freigabe zur Bezahlung und werden fallweise sogar für die Steuerprüfung weiterverwendet.

Der Austausch solch strukturierter Rechnungsdaten ist demnach eine ressourcensparende Lösung und reduziert außerdem Fehlerquellen, weil die manuelle Übertragung wegfällt. Eigentlich gewichtige Argumente für die elektronische Rechnung – eigentlich! Aktuell liegt die Nutzung entsprechender Software zur Erstellung & Verarbeitung von XRechnungen jedoch noch im 1-stelligen ProzentBbereich, wodurch es momentan eher ein Mehraufwand für einzelne ist und noch keine gelebte Vereinheitlichung und Vereinfachung.

 

Zeitstrahl

 

Wer nutzt die XRechnung bereits?

Neben Bundesbehörden arbeiten auch Kommunen mit der elektronischen Rechnung und sind seit April 2020 gesetzlich dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen im Format XRechnung anzunehmen. Sollten Sie also Bund, Länder und Kommunen beliefern, ist eine Umstellung auf XRechnung nicht nur verpflichtend (für Bundesbehörden), sondern macht auch Sinn, weil Sie dasselbe Rechnungs-Set-Up auch für Kommunen verwenden können.

Demnach ist einer der nächsten Schritte, dass Big Player aus der freien Wirtschaft elektronische Rechnungsformate im Format XRechnung verpflichtend vorgeben. Erst dadurch zahlt sich eine Umstellung auch für kleinere Unternehmen aus und die Durchdringung geht voran.

Wie gelingt nun eine zeitnahe Umstellung?

Neben der erwähnten Marktmacht großer Unternehmen und der bereits gesetzlichen Regelung bezüglich Bundesbehörden, sind es die Finanzbehörden, die eine einheitliche Lösung vorantreiben könnten. Aus fiskalischen Gründen und insbesondere um Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen, plant beispielsweise Italien, ab 01.01.2022 alle Unternehmen zur elektronischen Abgabe ihrer Rechnungen zu verpflichten. Dazu müssen zu einem Stichtag Rechnungen im genormten XML-Rechnungsformat FatturaPA an das nationale Rechnungsportal SdI (Sistema di Interscambio) der Finanzbehörden gesendet werden. Von der Vereinheitlichung erhofft man sich effiziente Abläufe und in weiterer Folge dementsprechende Akzeptanz von den Unternehmen.

Freiwillig oder doch zum Glück zwingen?

Vermutlich liegt die Lösung wie immer dazwischen, aber schaut man in andere Länder oder auf das Beispiel von Kommunal- und Bundesbehörden, dann zeigt sich, dass eine flächendeckende Integration der XRechnung nicht ohne gesetzliche Vorgaben funktioniert. Denkbar wären noch Anreize in Form wirtschaftspolitischer Unterstützung für teilnehmende Unternehmen und eine klare Haltung und Kommunikation der Politik. Technisch ist eine Umstellung in jedem Fall schnell möglich und die entsprechende Software steht bereit.
Formware und unsere Expertise ebenso.

Fragen, Anregungen, Kommentare? Schreiben Sie uns!

Autor:
Thomas Stampf, Geschäftsführer Formware GmbH

TST

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